如果你问一个中小型企业主他如何归档email，你可能会得到如下几种回答之一：

• 什么是email归档？
  
• 我把邮件留在email服务器上。
  
• 这就是我的数据备份软件的用途。
  
• 我不得不使用一个特殊的软件，那非常痛苦。

在这个中小和超小企业的email归档策略指南里，你可以了解到站内的和外包的email归档，备份和归档的关系，小企业的email归档策略，以及如何评估一个email归档产品。

email归档入门

小型企业也和大型企业一样面对相同的归档问题，但是却没有相同的资源。容量规划，法规遵从和诉讼要求，公司规章，以及用户需求是所有IT管理员都要面对的问题。

一个email归档“软件即服务”提供商，Mimecast的高级副总裁和总经理Mary Kay Roberto说中小企业需要帮助。“中小企业都曾试图找出减轻email负担的办法，”Roberto说，“如果你是一个中小企业，管理email系统相关事务所需的资源可能是公司的一个负担。”

ESG高级分析师Brian Babineau称很多大大小小的公司都将考虑使用一些类型的托管服务，而放弃使用站内的方案。Babineau说将要推出的Exchange 2010可能会迫使很多公司面临升级自有的设备或者转向托管服务。Babineau称四季度要发布的Exchange 2010为托管email服务和email归档的“引爆点”。

数据备份和归档的关系

数据备份和归档有点相似，因为他们都是把数据拷贝保留一段特定的时间。但是尽管他们本质上有些类似，他们的过程和生命周期使它们各自区别开来。备份通常保留较短的时间，目的是防备原始数据丢失或者损坏而不能使用。备份涉及到每天，每周，每个月依次进行的过程。

而归档是保留记录以备未来查阅的方式。归档可以被看成是无序的拷贝。各个归档是相互重复的，而且和其它的拷贝没有关联性，还有就是他们通常都有很长的生命周期来满足公司或者政府的政策要求。

站内的email归档产品

有很多的站内email归档产品适合中小型企业使用。微软的Exchange Server包括了email归档功能，可以记录邮件的发送接受数据和抄送人信息，自动管理过期时间来满足公司或政府的规定，并可管理文件夹来根据定义的策略分类邮件。

还有第三方的站内设备。Mimosa Systems公司的NearPoint for Microsoft Exchange利用Exchange的事务日志来获取和保存Exhange数据库的副本。Mimosa把这种定期日志转移（Periodic Log Shipping）技术称为“主机之外"方案，因为该公司说NearPoint在Exchange的生产环境中无需任何资源。它运行在标准的Window服务器硬件上。

Barracuda Networks公司提供他们的Barracuda Message Archiver，它包括Exchange邮件存根，消息压缩，策略管理，以及一个智能存储管理器来管理它的内置RAID阵列，将其镜像到外部存储上，并支持CIFS标准。

其它的站内归档程序包括Symantec公司的Enterprise Vault，Bakbone软件公司的NetVault FASTRecover for Microsoft environments以及C2C的ArchiveOne Express。

托管的email归档产品

中小企业正在逐渐倾向于托管Exchange服务的主意。Taneja集团高级分析师Jeff Boles说，中小企业会需要点时间才能完全接受数据存在站外。“我们会看到中小企业接受站外归档的过程将会很漫长。”

Boles相信灾难恢复（disaster recovery - DR）服务可能最终会说服中小企业离站数据服务是有益的。中小企业可能会开始依靠第三方来帮助实施灾难恢复，然后逐步开始使用托管的Exchange和归档服务。

要使用托管服务，公司只需要简单地把他们的邮件服务器DNS(MX)记录指向服务提供商的设施。后台的系统对用户是透明的，因为他们使用Outlook或者其它的email软件来访问他们的邮件。

微软的Exchange托管服务计划提供email过滤、加密、连续性保证以及通过该公司的服务提供商合作伙伴实现的归档。Exchange托管服务的成本大约是每用户每个月4.5美金。

Goolge也为Exchange和他们自己的Gmail提供托管email服务。Google Apps Premier Edition带有每个信箱25G的空间、小组日程表、Google Docs以及Goolge Video，价格是每用户每年50美金，而一年的归档则需额外的每用户13美金，或者每用户33美金即可得到10年归档。

其它的托管服务包括Iron Mountain公司的Total Email Management Suite，LiveOffice公司的Email Archiving service，C2C的Archive One CloudDR，以及Smarsh公司的Email Archiving service.

混合型的email归档产品

混合型的email归档包括了传统的方式和新技术。通过混合型的归档，企业在站内保留他们的Exchange或者其它email系统，并通过服务提供商来归档邮件。

公司仍要把它的MX记录指向混合型服务提供商，和托管服务提供商一样。一有新email到达混合服务提供商，它会进行所有该公司购买了的服务的操作，然后再把邮件下载到公司的Exchange服务器或者其它email软件上去。最终用户从Exchange服务器得到他们最近的email，并访问服务提供商的归档来查找较老的邮件。

Mimecast是提供混合型模型的软件即服务提供商之一。该公司提供很多的服务，包括带内和带外的归档，安全性，反垃圾邮件和反恶意软件。通过使用Mimecast，管理员可以用基于Web的控制台以接近管理Exchange服务器的方式来管理归档。Mimecast还提供Outlook插件以备Exchange服务器宕机时使用，以及一个基于Web的界面以防备整个网络瘫痪的情况。该公司还提供Exchange插件来处理Exchange的日志以获取并归档内部email。

Mimecast的Roberto说一个好的软件即服务email归档产品应该提供和Exchange服务器类似的管理功能。“你可以在软件即服务的环境中工作，并获得和你原来在站内能够得到的等同的功能。”Roberto说。Mimecast使用和Google类似的每用户定价结构，而公司采购的每种服务都会有额外的费用。其它的混合email归档供应商包括Autonomy/Zantaz、Proofpoint 和Symantec Corp。

中小企业开始使用email归档系统是有很多选择的。对那些有幸具有专门的IT员工的企业，站内方案提供颗粒状的策略控制和固定的成本。而那些没有那么多IT资源的中小企业则可以根据他们对数据离站存储的信任程度，来在托管和混合型的方案之间做出选择。

更多邮件归档内容请参见数据归档技巧。